Cara Membuat Nomor Surat: Bukan Hal yang Sulit!

Mengapa Nomor Surat Penting?

Nomor surat adalah nomor yang diberikan pada surat menyurat resmi seperti surat perusahaan, surat izin, surat pengajuan, dan sebagainya. Nomor surat digunakan untuk mengidentifikasi surat tersebut dan memudahkan dalam mengarsipkan serta mencari surat tersebut di kemudian hari. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara membuat nomor surat yang benar.

Cara Membuat Nomor Surat

Cara membuat nomor surat sebenarnya cukup mudah dan sederhana. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

1. Tentukan Format Nomor Surat

Tentukan format nomor surat yang akan digunakan. Misalnya, nomor surat berupa huruf kombinasi dengan angka, atau nomor surat berupa angka saja. Format nomor surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan atau institusi.

2. Tentukan Awalan Nomor Surat

Setelah menentukan format nomor surat, tentukan awalan nomor surat yang akan digunakan. Awalan nomor surat adalah huruf atau angka yang selalu muncul di depan nomor surat. Misalnya, jika ingin menentukan awalan nomor surat berupa huruf, maka awalan nomor surat bisa berupa TKS (untuk surat dari departemen teknologi), ATB (untuk surat dari departemen akuntansi), dan sebagainya.

3. Tentukan Nomor Urut Surat

Setelah menentukan awalan nomor surat, tentukan nomor urut surat yang akan digunakan. Nomor urut surat adalah angka yang diletakkan setelah awalan nomor surat. Misalnya, jika ingin menentukan nomor urut surat berupa angka, maka nomor urut surat bisa dimulai dari angka 001, 002, 003, dan sebagainya.

4. Gabungkan Awalan Nomor Surat dan Nomor Urut Surat

Setelah menentukan awalan nomor surat dan nomor urut surat, gabungkan kedua bagian tersebut. Misalnya, jika ingin menggunakan format nomor surat TKS/001/2021, maka TKS adalah awalan nomor surat, 001 adalah nomor urut surat, dan 2021 adalah tahun surat dibuat.

5. Cetak Nomor Surat

Terakhir, cetak nomor surat pada surat resmi yang akan dikirimkan atau disimpan. Nomor surat harus dicetak dengan jelas dan mudah dibaca agar tidak terjadi kesalahan dalam pengarsipan atau pencarian di kemudian hari.

Kesimpulan

Membuat nomor surat bukanlah hal yang sulit. Dengan menentukan format nomor surat, awalan nomor surat, nomor urut surat, dan mencetak nomor surat dengan jelas, surat resmi dapat diidentifikasi dan dicari dengan mudah. Jangan lupa pula untuk menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan atau institusi yang Anda miliki.

Tabel FAQ

Pertanyaan	Jawaban
1. Apa itu nomor surat?	Nomor surat adalah nomor yang diberikan pada surat menyurat resmi untuk mengidentifikasi surat tersebut dan memudahkan dalam mengarsipkan serta mencari surat tersebut di kemudian hari.
2. Mengapa penting untuk membuat nomor surat?	Penting untuk membuat nomor surat agar surat resmi dapat diidentifikasi dan dicari dengan mudah.
3. Bagaimana cara membuat nomor surat?	Langkah-langkahnya adalah menentukan format nomor surat, awalan nomor surat, nomor urut surat, dan mencetak nomor surat dengan jelas.
4. Bisakah format nomor surat disesuaikan dengan kebutuhan?	Ya, format nomor surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan atau institusi.
5. Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan dalam pencetakan nomor surat?	Jika terjadi kesalahan dalam pencetakan nomor surat, segera cetak ulang surat tersebut dengan nomor surat yang benar.